Проектный офис. Организация цифрового рабочего пространства

Век цифровых технологий

Как работали компании раньше, до эпохи интернета? Работники располагались в разных кабинетах или цехах. Вся документация последовательно мигрировала из кабинета в кабинет. Завершенные дела кочевали в архивы, где десятилетиями занимали полки на высоких стеллажах. А когда нужно было найти информацию о каком-то определенном деле, порой приходилось долго обследовать кабинет за кабинетом, или тратить несколько часов на поиск в архиве нужной папки.

Эпоха бумаг ушла, ее сменила эра интернета. Сейчас нет необходимости ходить из кабинета в кабинет и вдыхать архивную пыль. Все значимые документы находятся под рукой: их легко найти, нажав пару кнопок на клавиатуре… Так, стоп! А действительно ли — ЛЕГКО? Если нет, то пора задуматься, есть ли у интернет-пространства весомые преимущества перед "бумажной эрой"?

Даже в едином цифровом пространстве легко заблудиться без грамотной организации дел. Со временем, когда "папок" становится больше, структура все сильнее приближается к хаосу. Если такое происходит и в вашей компании, вы не одиноки. Переход от бумажной эры к цифровой часто получается "половинчатым", и потому не работает, как надо.

Это побудило нас подробно рассказать, как мы организовали работу в своей компании и какими инструментами пользовались. Возможно, это станет основой для организации работы и на вашем предприятии! Но обо всем по порядку.

Последствия недостатка организации

Любой инструмент для работы нуждается в настройке. Нет стандартного шаблона, который подойдет абсолютно всем. Отладка происходит постепенно, вместе с осознанием потребностей.

Но невозможно учесть все сразу. Мы на своем опыте ощутили последствия недочетов! "Дыры" в упорядоченной, на первый взгляд, структуре, со временем разрастаются и становятся проблемами. Для команды они — постоянный источник стресса, или "Боль".

Наша компания специализируется на программном обеспечении для бизнеса. Наши Боли были такими::
Из-за Болей команда испытывает постоянное напряжение. Это негативно сказывается на качестве работы. Если не решать проблемы, они могут привести к тому, что нагрузка будет неравномерной, компания потеряет важных клиентов, а бизнес станет убыточным.

Частично об организации Проектного офиса в Битрикс24 мы уже рассказывали. Продолжая тему, в этой статье расскажем, как избавились от собственных Болей с помощью организации единого информационного пространства компании.

Структура офиса

Для слаженной и эффективной работы нашей компании требуются как минимум четыре группы специалистов:
В зависимости от этапа воронки продаж, меняется позиция ответственного за этап.

1. Входящий запрос

Ведущую роль на этом этапе играет Менеджер по продажам. Он получает первичную информацию по запросу, выявляет потребности Клиента, его Боли. Собранные данные он фиксирует и передает команде.

2. Продажа

Здесь вступает в должность лидера Аналитик. С помощью электронных информационных систем он ищет наилучшее решение для Клиента. Результат работы он передает Менеджеру, который достигает договоренностей с Клиентом, формирует документы.

3. Исполнение

На этапе реализации ведущая роль переходит Разработчику. Теперь вся команда работает над тем, чтобы Разработчик получил все необходимое для выполнения Задачи. Готовое решение он передает Руководителю.

4. Сдача

Лидером на этом этапе становится Руководитель. Именно он презентует готовое решение Клиенту, сдает работу, аргументированно работает с возражениями.

После Сдачи готовой работы, взаимодействие не заканчивается, но инициатива переходит Клиенту. В процессе внедрения Клиент все больше осознаёт ценность продукта, его возможности, "пробует на вкус" функционал. У него иногда возникают вопросы или может появиться желание получить дополнительные "фишки".

Задачи автоматизации управления Проектами

Чтобы перенести эти этапы в единое цифровое пространство и решить текущие Боли, для начала мы четко обозначили, чего хотим получить.

• Единое рабочее пространство для внутренних взаимодействий команды и общения с Клиентом.
• Взаимосвязь между рабочими объектами (Сделки, Задачи, Проекты).
• Контроль ресурсов (люди, время, деньги).
• Планирование (продаж, Задач, Проектов).
• Автоматизированное создание  документов.

Пути достижения целей

1. Внедрение Битрикс24 с использованием типовых инструментов:
2. Разработка автоматизации в Битрикс24:
3. Интеграция Битрикс24 с другими системами:

Как избавились от Болей

Боль: Отсутствие статуса задач у программиста.

Невозможно было понять, насколько занят программист, какое время потребуется для решения текущих задач и какая очередь на исполнение.

Решение: Текущую загрузку можно увидеть по Канбану программистов, а наглядную визуализацию представить в виде диаграммы Ганта. Но как много времени займет работа, все еще понять было невозможно, потому что выполнение может сдвигаться по разным причинам. Битрикс24 не умеет раскладывать выделенные трудозатраты в накопительный график.

С помощью Экстрактора из Битрикс24 мы доставили трансформированные наборы в хранилище. В системе BI мы структурировали данные таким образом, чтобы отображался обещанный объем работ на Разработчика, с учетом статуса Проекта, к которому Задачи привязаны.



Боль: Отсутствие иерархии документов.

Документы разных отделов не были связаны друг с другом. Требовалось время, чтобы найти все документы, относящиеся к одной Сделке и привязанному Проекту.

Решение: Разные сущности увязываются между собой при помощи ссылок.

• В Задаче — ссылка на Проект;
• в Сделке — на Проект и Контакт;
• в Проекте — на Задачу и Сделку;
• в списке себестоимостей — на Сделку.

Чтобы отслеживать всю иерархию документов, мы разместили ссылки на головные документы во всех сущностях. Людям свойственно ошибаться, поэтому мы автоматизировали установку связей между сущностями. Создание сущности также происходит только по условию.

Например, при переходе Сделки в Коммерческое предложение автоматически создается Проект. Во всех трех сущностях появляются взаимные ссылки. А при переходе Проекта на этап "В очереди" автоматически создается головная Задача Проекта.

При создании подзадач, в них создается ссылка на головную Задачу, а так же заполняется поле тег, единый идентификатор для всех Задач этого Проекта. Теги облегчают поиск Задач по Проекту и отбор данных. При завершении Задач, автоматически создается элемент списка себестоимость с привязкой к Проекту.

Всё это реализуется через типовые инструменты Битрикс24!



Боль: Отсутствовали расчеты себестоимости Проекта

Решение: Скрипт рекурсивных сборов задач по проекту и расчет суммарной себестоимости в разрезе сотрудников, и список-соответствие Сотрудник-себестоимость. Произведение трудозатрат и себестоимости часа сотрудника получаем суммарную себестоимость Проекта.

Однако эта цифра не будет включать сопутствующие затраты, например, аренда офиса, электроэнергия, зарплата бухгалтера и т. д. Для учета всех издержек, в компании опытным путем рассчитали поправочный коэффициент.

Чтобы собрать все трудозатраты по проекту, в компании Денвик реализовали следующий бизнес-процесс. Главная Задача связана с элементом CRM-Проект, в поле тег выставляется название Проекта. Тег подзадач устанавливается таким же образом. Благодаря общему тегу, мы собираем воедино все Задачи по Проекту для расчета его себестоимости.

Для уточнения ставки нормочаса каждого сотрудника с поправкой на коэффициент, мы ввели список Грейды сотрудников.



Боль: Оценка состояния Проекта

Решение: Диаграмма Ганта позволяет представить, как продвигается работа по Проекту, с помощью полей: что сделано, что будет сделано, ограничения.

Чтобы быстро узнавать состояние Проекта в смарт-процессе, мы разработали систему стадий проекта, в которой наглядно визуализирован текущий прогресс:
Чтобы узнать, сколько еще задач предстоит выполнить до сдачи Проекта, все вложенные в Проект задачи смотрим по диаграмме Ганта.

Разработанный нами функционал логирования Проекта позволяет получить еще более детализированную информацию о текущем состоянии. Это автоматизированная еженедельная отправка отчетности Клиенту.

На еженедельной планерке мы решаем, что будет сделано за следующую неделю, обсуждаем, чего достигли за предыдущую и какие препятствия, замедляющие или блокирующие работу, возникли. Ограничения отображаются в таймлайн карточке Проекта. Таким образом мы видим, разрешились ли проблемы, мешающие реализации Проекта, или длились дольше ожидаемого.

Такой отчет раз в неделю отправляется всем заинтересованным сторонам. И заказчик, и команда, всегда обладают актуальной информацией о текущем состоянии Проекта. Это помогает совместными усилиями разрешать проблемы, тормозящие работу, и добиваться положительного результата.



Боль: Планирование проектов

Решение: По стадиям Проекта и DataLens.

Стадии Проектов позволяют всегда видеть, сколько Проектов и на какой стадии находятся. По ним Руководитель Проектов может оценить загруженность команды разработчиков и принять решение о том, можно ли освободить кого-то на другие задачи. По аналитике можно сказать, сколько еще часов будет потрачено на задачи, а сколько не будет выработано, так как Проект завершен.



Боль: Фиксирование договоренностей

Решение: В карточке Проекта заполняем поля, фиксируя данные. На их основании разрабатывается Устав Проекта — перечень обоюдных договоренностей с Клиентом. Он сохраняется в виде документа в Битрикс24, в едином хранилище. Таким образом все заинтересованные лица видят Проект одинаково. Человеческий фактор, ошибки и недопонимания становятся невозможны: все данные зафиксированы. И все ключевые аспекты Проекта всегда остаются в зоне видимости.



Так, используя доступные нам инструменты для организации рабочего пространства, мы спроектировали удобную для взаимодействий и понятную структуру. Каким бы цифровым пространством вы ни пользовались, уверены: наш опыт может вам пригодиться. А если вы хотите, чтобы мы организовали подобный офис для вашей компании, можете обратиться к нашим специалистам на сайте.

Оставить заявку