Контрольно-ревизионные работы на складе

Что такое контрольно-ревизионные работы

Контрольно-ревизионные работы – это комплексный процесс проверки, оценки складского учета, хранения, отгрузки. Они проводятся, чтобы выявить несоответствия, ошибки, а также оценить эффективность складской деятельности.

Основные цели контрольно-ревизионных работ:

Ревизия и инвентаризация в чем разница

Ревизия на складе – глубокий анализ хозяйственной деятельности компании. В отличие от инвентаризации, ревизия направлена не только на установление фактического количества товаров, но и на выявление возможных нарушений, недостатков в системе складского учета.

Инвентаризация – это полная или частичная перепись грузов, находящихся на складе. Ее цель – определить точное количество товарных позиций в конкретный момент времени. Она может быть плановой или внеплановой (например, при смене материально ответственных лиц, при переезде склада или при реорганизации).

В отличие от инвентаризации, ревизия — это комплексная проверка. В неё включают: анализ документов, процессов, условий хранения, а также оценку работы и безопасности складского учета.

Этапы контрольно-ревизионных работ

Планирование

Организация контрольно-ревизионной работы начинается с издания приказа на ревизию, который определяет цели, задачи проверки. Нужно сформулировать конкретные вопросы, которые будут рассматриваться в ходе ревизии. Например, как ведется учет поступлений, отгрузок. Важно учитывать особенности хранения разных групп товаров. Например, ревизия продуктов питания может включать проверку сроков годности, температурного режима.

В приказе также указываются её сроки, состав контрольно-ревизионной комиссии, конкретный объект проверки. Провести ревизию можно как внутренними силами предприятия (специалистами отдела контроля качества или бухгалтерии), так и независимыми экспертами. 

Сроки зависят от размеров склада, количества номенклатур, сложности процессов, плана работ. Важно учесть все факторы, установить реальные сроки. Выбор сроков также зависит от пиковых нагрузок на склад. Приказ издается за 3-5 дней до начала ревизии.

Подготовка

Этот этап включает:

Проведение контрольно-ревизионных работ

Ревизионная комиссия осматривает склад, проверяет соответствие условий хранения требованиям безопасности, проводит инвентаризацию, сверяя количество номенклатур на складе с данными в учетной системе. Проводится визуальная проверка на наличие дефектов, повреждений, несоответствий условиям хранения. Оценивается соответствие условий хранения требованиям по температурному режиму, влажности, освещению, вентиляции.

Затем проверяется поступление ТМЦ (товарно-материальных ценностей), полнота, своевременность, правильность оприходования товаров. 

Проводится анализ выбытия ТМЦ, устанавливается правильность списания продукции.

На завершающем этапе проверяется соответствие фактического остатка ТМЦ нормативному, выявляется наличие излишков, недостачи, а также проводится сверка данных бухгалтерского учета с данными отчетности. 

Результаты

По завершении оформляются результаты проверки, фиксируются выявленные несоответствия, ошибки, недостачи, пересорты, нарушения условий хранения. Составляется акт ревизии на складе с основными выводами, предложениями по их устранению. Анализируются результаты проверки:

Контрольно-ревизионный отдел: контроль поставщиков

Если с одними поставщиками налажены долгосрочные отношения, и проблем нет. С другими часто возникают расхождения: недостача, пересорт или брак.

Встречаются случаи, когда вместо заказанной продукции в заводской упаковке находят несоответствие, например, деревяшки вместо автоматических выключателей. Для предотвращения таких ситуаций и обеспечения качественного контроля входящих товарных потоков необходимо проводить регулярные проверки. Этим занимается контрольно-ревизионный отдел (КРО). Это подразделение отвечает за системный анализ и контроль всех этапов перемещения товара – от поступления на склад до заказа клиента.

Проверяющий изучает периодичность поставок, на ее основании составляет график проверок. В соответствии с ним проводится выборочная проверка входящей продукции. Если товары поставляется штучно, то выборочно вскрываются коробки, пересчитывается их количество. Если товар весовой, то проводится контрольное взвешивание на тарированных весах.

Проверяется документация, сопровождающая поставку: сертификаты, лицензии, другие разрешительные документы. Сверяется соответствие наименования, количества, характеристик в документах фактически полученной продукции. 

При обнаружении расхождений между реальным количеством номенклатур и данными, содержащимися в документах, составляется акт, фиксирующий эти расхождения. Его копия направляется поставщику.

Он проводит проверку спорных позиций на своем складе. Если имеется избыток товара, поставщик, как правило, досылает недостающие позиции получателю.

При регулярном возникновении разногласий с поставщиком отдел контроля качества (КРО) собирает, систематизирует информацию о возникающих проблемах. На основе собранной статистики КРО анализирует ситуацию, составляет отчет для директора компании, предоставляя рекомендации по развитию отношений с поставщиком.

Открытый диалог и совместные усилия по устранению проблем – это ключ к успешному сотрудничеству между поставщиком и получателем.

Склад 15 и ТСД для проведения ревизии

Ревизия склада требует времени, ресурсов и аккуратности. “Склад 15” от Клеверенс в паре с терминалами сбора данных (ТСД) значительно упрощают этот процесс.

ТСД освобождают сотрудников от необходимости искать информацию на бумажных носителях. Все данные о товарах доступны на экране ТСД, в том числе места хранения продукции. Поэтому её можно будет быстрее найти на складе.

Они могут сканировать штрих-коды, заносить информацию о количестве, месте хранения, других необходимых параметрах в систему.

“Склад 15” интегрируется с 1С и автоматически отслеживает все движения товара на складе, фиксируя поступления, отгрузку, перемещение, другие операции. Это ускоряет ревизию.

“Склад 15” и ТСД экономят время, ресурсы, повышают точность учета, эффективность работы. Если у Вас остались по ревизии на складе или вы хотите автоматизировать этот процесс, оставляйте заявку. Наши специалисты подробно все расскажут.